Zgodnie z nowymi przepisami, od 1 stycznia 2026 roku wszystkie jednostki samorządu terytorialnego oraz podległe im instytucje będą zobowiązane do wdrożenia systemu EZD oraz prowadzenia w nim czynności związanych z zarządzaniem dokumentacją. To ważny krok w kierunku cyfryzacji i usprawnienia funkcjonowania administracji publicznej.
Czym jest EZD?
EZD (Elektroniczne Zarządzanie Dokumentacją) to nowoczesny system kancelaryjno-archiwalny, opracowany i utrzymywany przez NASK, który dedykowany jest podmiotom administracji publicznej. Jego kluczowe zalety to:
Centralizacja i cyfryzacja dokumentów – EZD eliminuje chaos związany z tradycyjnym obiegiem dokumentów, zastępując „papierowe systemy” nowoczesnym, cyfrowym podejściem.
Ochrona danych – system oferuje zaawansowane mechanizmy kontroli dostępu oraz monitorowania historii dokumentów, co zwiększa poziom bezpieczeństwa i poufności informacji.
Mobilność i wygoda – pracownicy administracji mogą zarządzać dokumentacją z dowolnego miejsca i urządzenia, co znacząco usprawnia ich codzienną pracę.
Integracja z systemami rządowymi – EZD współpracuje z platformami takimi jak eDoręczenia, ePUAP czy archiwa państwowe, co umożliwia spójne zarządzanie dokumentacją na poziomie krajowym.
Bezpłatna licencja – co ważne, licencja na korzystanie z EZD RP dla podmiotów publicznych jest dostępna bezpłatnie, co czyni to rozwiązanie jeszcze bardziej atrakcyjnym.
Rosnące zainteresowanie cyfryzacją
Do końca 2023 roku system EZD RP został wdrożony produkcyjnie przez ponad 140 jednostek administracji publicznej, co jasno pokazuje rosnącą potrzebę modernizacji i cyfryzacji w sektorze publicznym.
Automatyzacja procesów z EZD
W naszej firmie idziemy o krok dalej – łączymy potencjał EZD z najnowszymi technologiami, takimi jak robotyzacja (UiPath) i sztuczna inteligencja (AI). Opracowaliśmy rozwiązanie, które automatyzuje procesy biznesowe związane z zarządzaniem dokumentacją, w tym:
- Obsługę korespondencji przychodzącej – nasz robot analizuje wiadomości e-mail, kategoryzuje dane, odczytuje załączniki i automatycznie wprowadza informacje do systemu EZD.
- Optymalizację czasu pracy – dzięki automatyzacji żmudnych procesów administracyjnych, pracownicy mogą skupić się na bardziej wymagających zadaniach.
Zachęcamy do obejrzenia naszego filmu demo, który pokazuje, jak działa nasza automatyzacja z wykorzystaniem EZD.
Podsumowanie
EZD to nie tylko wymóg prawny, ale przede wszystkim szansa na nową jakość zarządzania dokumentami w administracji publicznej. Dzięki centralizacji, cyfryzacji i automatyzacji procesów, instytucje mogą działać sprawniej, oszczędniej i bardziej transparentnie.
